DocPilot ist eine KI-Plattform für die Terminbuchung in Praxen und Kliniken, entwickelt von Artificians. Patienten chatten auf der Website der Praxis mit einem Assistenten, wählen eine Leistung und einen freien Termin und buchen, ohne anzurufen. Das Praxisteam verwaltet Kalender, Patienten, Leistungen und Assistenten-Einstellungen in einem Dashboard. Konten werden nur auf Einladung angelegt.
Patienten öffnen das Buchungswidget auf der Website der Praxis oder einen direkten Link und chatten entweder mit dem Assistenten oder buchen Schritt für Schritt. Sie wählen eine Leistung, ein Datum und eine freie Uhrzeit und hinterlassen Name und Telefonnummer. Die Buchung erscheint im Kalender der Praxis, und der Patient wird automatisch in die Patientenliste aufgenommen.
Der Assistent bucht Termine und beantwortet die eigenen FAQs der Praxis, etwa zu Öffnungszeiten oder Parkplätzen. Er bietet nur Leistungen an, die die Praxis hinterlegt hat, weist Patienten darauf hin, dass sie mit einer KI sprechen, und ist so eingerichtet, dass er Diagnosen und Notfall-Einschätzungen ablehnt.
Artificians betreibt DocPilot für seine Praxen über einen eigenen Admin-Bereich. Nur eingetragene Plattform-Admins haben Zugriff, und jede Änderung wird mit Werten davor und danach im Audit-Log festgehalten.
Das Widget spricht mit einem KI-Assistenten auf Basis von Claude von Anthropic. Der Assistent kennt die Leistungen der Praxis, ihre Öffnungszeiten, bestehende Buchungen und gesperrte Tage und bietet daher nur wirklich freie Termine an. Bestätigt der Patient, legt DocPilot den Termin an, nimmt den Patienten auf und sendet eine Bestätigung an die E-Mail-Adresse des Patienten, sofern angegeben, sowie eine E-Mail „Neuer Termin“ an die Praxis.
| Bereich | Was er zeigt |
|---|---|
| Dashboard | Heute, anstehend, Patienten, Stornierungen, Abschlussquote und Nichterscheinen sowie der heutige Tagesplan |
| Kalender | Wochen-, Monats- und Tagesansicht mit Verschieben per Ziehen und farbigem Status |
| Termine | Tabelle mit Patient, Leistung, Zeit, Quelle und Status; nach Status filtern und je Zeile ändern |
| Patienten | Suchen, Patienten mit Notizen von Hand anlegen und die Besuchshistorie öffnen |
| Leistungen | Was Patienten buchen können, mit Dauer und Preis; der Assistent bietet nur diese an |
| KI-Einstellungen und Widget | Begrüßung, Tonalität, Buchungsanweisungen, FAQs, Terminraster, Farbe, direkter Link und Einbettungscode |
| Einstellungen | Wochenplan, gesperrte Tage und Feiertage sowie die Aufbewahrungsdauer der Chat-Protokolle |
| Mein Profil | Name, Praxisname, Zeitzone und Passwort |
Wird ein Termin im Dashboard storniert, wird auch der Patient benachrichtigt.
| Praxis | Typischer Einsatz | Was zu messen ist |
|---|---|---|
| Hausarzt- und Familienpraxen | Online-Buchung rund um die Uhr, Antworten zu Öffnungszeiten und Anfahrt | Buchungen außerhalb der Öffnungszeiten |
| Zahnarztpraxen | Kontroll- und Behandlungstermine mit passender Dauer je Leistung | Anteil der Buchungen über das Widget |
| Facharztpraxen, zum Beispiel Kardiologie | Beratungs- und Kontrolltermine mit leistungsbezogenen Preisen | Quote nicht wahrgenommener Termine und Abschlussquote |
| Physiotherapie und Wellness | Wiederkehrende Termine ohne Telefonate | Eingesparte Anrufe am Empfang |
| Kleine Praxisgruppen | Eigenes Dashboard, Widget und Einstellungen je Praxis | Buchungen je Praxis |
DocPilot läuft als Cloud-Dienst auf einem eigenen Server von Artificians. Die Praxisdaten liegen in einer Supabase-Datenbank, und der Assistent basiert auf Claude von Anthropic. DocPilot gehört nicht zu den Air-Gap-Plattformen CIPHER, BEVYMIND, SENTINEL und Hisn. Jede Praxis verlinkt im Widget ihre eigene Datenschutzerklärung, und ein Auftragsverarbeitungsvertrag wird unterzeichnet, bevor der Pilotmodus beendet wird. Für ein On-Premise- oder Air-Gap-Setup siehe unsere Sicherheitsseite.
Ein DocPilot-Pilot beginnt mit einer Einladung und einer eingerichteten Praxis. Die Schritte folgen der Reihenfolge des Onboardings der Plattform.
Erfolgskriterien, etwa korrekt angebotene Termine und Buchungen mit den richtigen Kalendereinträgen, werden zu Beginn mit der Praxis vereinbart und nie vorab garantiert.
| Alternative | Wo sie stark ist | Wo DocPilot sich unterscheidet |
|---|---|---|
| Telefonischer Empfang | Persönlicher Kontakt, komplexe Fälle | Bucht zu jeder Uhrzeit und führt Protokoll über jede Buchung |
| Online-Buchungsformular | Einfach und berechenbar | Patienten können im Chat Fragen stellen und erhalten die FAQ-Antworten der Praxis |
| Allgemeiner Website-Chatbot | Leicht einzubauen | Kennt Leistungen und tatsächlich freie Termine der Praxis und bucht sie |
| Große Praxisverwaltungssysteme | Breiter Funktionsumfang | Fokus auf Buchung, mit schlankerem Setup durch Artificians |
| Eigenentwicklung | Volle Kontrolle | Ein funktionierendes Produkt samt Kalender und Admin-Bereich heute |
DocPilot ist eine KI-Plattform für die Terminbuchung in Praxen, entwickelt von Artificians. Patienten buchen über ein Chat-Widget, und das Praxisteam verwaltet Kalender, Patienten und Leistungen in einem Dashboard.
Sie öffnen das Widget auf der Website der Praxis oder einen direkten Link, wählen eine Leistung, einen freien Tag und eine Uhrzeit, geben Name und Telefonnummer an und bestätigen. Dasselbe geht auch im Chat mit dem Assistenten.
Nein. Der Assistent bucht Termine und beantwortet die FAQs der Praxis. Er ist so eingerichtet, dass er Diagnosen und Notfall-Einschätzungen ablehnt, und weist Patienten darauf hin, dass sie mit einer KI sprechen.
Nein. Er bietet nur im Dashboard hinterlegte Leistungen an und nur Zeiten, die im Wochenplan offen, nicht gesperrt und noch nicht gebucht sind.
Noch nicht. DocPilot ist nur auf Einladung verfügbar. Schreiben Sie an info@artificians.com, dann legt das Team die Praxis an und lädt die Inhaberin oder den Inhaber ein.
Leistungen, Öffnungszeiten, gesperrte Tage, Begrüßung, Tonalität, Anweisungen und FAQs des Assistenten, die Widget-Farbe, den Kalender, Patienten und die Aufbewahrungsdauer der Chat-Protokolle.
Praxisdaten liegen in einer Supabase-Datenbank, und der Assistent basiert auf Claude von Anthropic. DocPilot ist ein Cloud-Dienst. Jede Praxis verlinkt im Widget ihre eigene Datenschutzerklärung, und ein Auftragsverarbeitungsvertrag wird unterzeichnet, bevor der Pilotmodus beendet wird.
Wir behaupten keine Zertifizierung. Wir prüfen die Datenschutzanforderungen mit jeder Praxis und unterzeichnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag, bevor der Pilotmodus beendet wird.
Tarife, Preise und Limits legt das Artificians-Team je Praxis fest. Für ein Angebot schreiben Sie an info@artificians.com.
Artificians entwickelt und betreut DocPilot. Kontakt: info@artificians.com.
Nennen Sie uns Ihre Leistungen und Öffnungszeiten. Wir richten eine Pilotpraxis ein, in der Sie selbst einen Testtermin buchen können.
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